Detta är en bloggpost med insikter och tankar från projektledare Agnes Larsson som var ansvarig för 4K Challenge hackathonet på Mindpark 2017.

4K Challenge: Rädda världen!

När Karsten först pitchade idén om eventet hade jag svårt att se hur det skulle gå ihop. Ett event där deltagare under 24 timmar utan ordentlig sömn skulle ta fram ett koncept redo att förverkliga. Allteftersom konceptet föll på plats och eventet mynnade ut i 4K blev idén till ett verkligt event. Ett event som kom och kallas 4K- Challenge: Rädda världen!

Eventet började planeras redan i våras då planen från början var att göra det i maj. För lite tid lades ner vilket resulterade i för få anmälningar och 4K fick därmed flyttas till hösten. Under sommaren började planeringen och arbetet med att hitta talare och coacher. Talarna som föreläste är aktiva i närområdet och de flesta Helsingborgs-baserade. Att hitta talare som var lämpade för varje fas var klurigt, men vidden av vad de sysslade med resulterade i en fin kontrast. Under planeringsfasen hade jag regelbunden mailkontakt med de flesta talare och coacher. Det gjorde det naturligt att jag även ansvarade för dem under eventet. I efterhand vore det bra om den uppgiften hade fördelats till någon annan så de kunde fått mer tid, uppmärksamhet och hjälp under själva eventet.

”It was brillant, I also enjoyed observing and learning from the coach-talk! Very valuable. I also loved how you incorporated Helsingborg-based business. My perspective on Helsingborg is totally different. Thanks!” – feedback från deltagare

Kraften bakom verket
Förutom jag och Karsten fanns det en projektgrupp med fyra (grymma) studenter som arbetade med eventet. Studenterna i projektgruppen var indelade enligt följande: ansvarig för grafisk design, digital marknadsföring, näringsliv och logistik. Rollerna kändes relevanta och uppdelningen gjorde arbetsprocessen enklare. En ytterligare roll som hade varit passande vore att ha någon som ansvarade för den externa kommunikationen. Någon som hade sett till att informera om eventet utanför vår målgrupp, exempelvis press och kommun.

Att vara fyra till som på plats som kunde vara ¨camp leaders¨ var ovärderligt och gjorde kontakten med deltagarna mer personlig. Med facit i hand vore det klokt att ha involverat gruppen tidigare så det hade haft en chans att vara en större del av planeringen. Då hade vi även kunnat lägga mer tid på att diskutera deras roller och förväntningar. Nu höll jag mycket arbete för mig själv vilket exkluderade gruppen och byggde onödig stress.

Från början var tanken att vi skulle eventet skulle hållas helt på svenska. Under processens gång insåg vi att det var internationella studenter som var intresserade av att vara med. Vi bollade fram och tillbaka kring vilken som var den bästa lösningen och kom fram till att vi ville vara så inkluderande som möjligt. Därför bildade vi en internationell grupp. Det mesta kritiska var om talarna kunde tänka sig att föreläsa på engelska vilket visade sig inte var något större problem. Under själva eventet talade alla coacher, talare och vi som arbetade med eventet engelska. I praktiken blev det mycket svengelska vilket inte verkade upplevas vara något större problem.

4K-Challenge: Rädda världen! var ett samarbete mellan VentureLab, SoPact och studentorganisationen Stampus. Från SoPact hade Peter en stor del i att pitchträna och coacha deltagarna. Stampus stod för kvällsunderhållning i form av pub quiz, vilket gav deltagarna ett avbrott efter middagen. En ytterligare fördel med att samarbeta med andra organisationer är ur marknadsföringssyn eftersom vi hjälptes åt med spridningen.

En svårflörtad målgrupp
Att fånga studenters uppmärksamhet i ett ständigt brus av event, fester och föreläsningar är inte alltid det enklaste. Speciellt inte under en helg då vi konkurrerade med hemresor och studenternas favoritaktivitet – dricka öl. Det gjorde att marknadsföringen blev en viktig och tidskrävande del. Vi prövade flera olika sätt: Facebookannonsering, nyhetsbrev, affischering, delning i externa organisationers kanaler, medverkan under nollning och att flera gånger stå på Campus och bjuda på kaffe. I slutändan var det förmodligen en kombination som gjorde att deltagarna anmälde sig, men att servera kaffe på campus och samtidigt ha möjligheten att anmäla sig visade sig putta deltagarna över den osynliga barriären. De mest givande säljargumenten som fick studenterna på fall var prispotten på 4000 kronor, gratis mat och de facto att inga förkunskaper krävs för att utveckla en världsomvälvande idé. Med andra ord så är gratis och inga prestationskrav det som får studenter på fall.

Från började hade vi 25 anmälningar som sedan resulterade i nitton deltagare på plats. De nitton deltagarna delades slumpmässigt in i fyra grupper vilket var ett optimalt antal deltagare per grupp. Varje grupp tilldelades en färg och ett camp där de bosatte sig under hela dygnet. Egna soptunnor(!!) är ett tips då varje camp liknade ett stökigt tonårsrum efter några timmar. Maten som serverades under eventet var vegetarisk i sann rädda världen-anda. Att veta när det är mat nästa gång samt att det alltid finns snacks tillgängligt är viktigt för att hålla humöret uppe. En miss som vi gjorde när det kommer till mat är att inte be om matpreferenser vid anmälan. Även om vi bara hade en person som var vegan hade det underlättat att veta om det tidigare.

Gruppdynamik var något vi inte hade funderat över särskilt mycket innan men som är värt att fundera över tills nästa gång. Att vara vaken och arbeta så intensivt under 24 timmar med främlingar är krävande. För de allra flesta grupper fungerade det ändå bra och det var kul att se hur när de kom nära varandra under dygnet. Även om jag personligen tycker att lite dramatik hör till kan det vara bra att hjälpa de grupper där dynamiken är svårare. Exempelvis genom att göra samarbetsövningar eller hjälpa till med ansvarsfördelningen inom gruppen.

Den röda tråden
Namnet 4K-Challenge symboliserade inte bara prispotten utan även faserna kickstart, koncept, konkretisering och kommunikation. Att det sedan även var fyra lag och 24 timmar skapade en rolig, röd tråd genom eventet. De fyra faserna, vilket eventets 24 timmar var uppdelad i, fungerade väl och skapade struktur. Feedback som vi uppfattade var att fasernas innehåll och uppgift borde ha varit ännu tydligare för att skapa en distinktion mellan dem. Under eventets gång adderade vi en Powerpoint i den allmänna ytan om varje fas, vad som händer näst och det allra viktigaste – när det blir mat nästa gång.

”The flow during the evening felt a little bit too slow, I would need something energizing at 00.00.” – feedback från deltagare

Nattens vargtimmar var den mest kritiska tiden under eventet där det var svårt att hitta talare och deltagarna var trötta. Under dessa tröga timmar försökte vi hålla energinivåerna uppe med hjälp av godisregn, koffein och dans. Vi hade även ett spontant besök av vår eminenta DJ Richard Hylerstedt som höll ställningarna i fem(!!) timmar. Av praktiska skäl var schemat runt middagstid fullspäckat för deltagarna och luftigare under natten. Nästa gång kan det vara bra att fundera på om det går att göra på ett annat sätt för att ha en mer jämn nivå av aktiviteter. Annars hade eventet ett välfungerat flöde, och mot all förmodan så höll vi schemat!

Personligen var det väldigt lärorikt och roligt att få vara projektledare för 4K-challenge: Rädda världen! Jag är så tacksam över den härliga projektgruppens arbete och stödet från Karsten. Om jag hade gjort om det? Definitivt.

”I was very satisfied with the event. It was a great way to be creative, network, work in groups and do something innovating.” – feedback från deltagare