Tuesday 30/7/13, 14:20

Att driva ett festivalsområde

OBS! Detta är en bloggpost från när Mindpark fortfarande hette SHIP.

Vi på SHIP tycker ju om att experimentera och göra saker. En av dem är arrangemang, i olika former. Detta året är 3.e året i rad som vi på SHIP har drivit ett festivaltält under Helsingborgsfestivalen. Första året drev vi endast ett mindre café i stadsparken, förra året blev det både café och “bersån”, ett krögarområde med alkoholservering strax öster om stadsparken och nu i år en kombination – Bersån i stadsparken, men ett barnvänligt café på dagarna, och alkohol på kvällarna.

I år var det Hampus Waldermarson, VD på SHIP, som drog största lasset och fick organisera och ordna med allt runt omkring. Gustaf Josefsson, som driver bolaget Service Supply Scandinavia där jag också är delägare hjälpte till, och bidrog med erfarenheter från förra året och även lite projektledning – då det var Gustaf som var projektledare för festivaltälten.

Anledningen till att vi på SHIP driver ett område på festivalen började för 3 år sedan, när vi blev tillfrågade av festivalledningen om vi vill göra ett café i stadsparken. Festivalen hade det året tagit beslutet att det skulle miljöcertifieras, och de visste om vår inriktning på fairtrade och tyckte att det vore passande att ha med oss. Jag från SHIPs sida tyckte det skulle kunna vara passande – SHIP har i alla år varit mer eller mindre i dvala på sommaren, då både kontorsgästerna och studenterna, som till vardags fyller lokalen med liv och energi, är betydligt mindre aktiva på sommaren. Vår verksamhet består egentligen av 2 terminer – januari till juni och mitten av augusti till december. Så att göra en festivalsatsning i slutet på juli kändes som ett bra alternativ, som inte skulle krocka med andra saker vi gör i vanliga fall.

Hur har det då gått, och vad är våra lärdomar, nu tre år av festivalområden?

Först lite bakgrund, så man förstår vad det gäller. Helsingborgsfestivalen pågår i tre dagar i slutet på juli, en torsdag, fredag och lördag, och består av många scener (11 st!) med olika inriktningar och är helt gratis att delta på. Det lockas många människor, ca 400 000 personer besöker festivalen, och det är Skånes näst största arrangemang (efter Malmöfestivalen)

Vårt område, “Bersån”, ligger väldigt central i Stadsparken och precis bredvid ett av huvudgångstråken. En egen uppskattning skulle säga att säkert 50% av alla festivalbesökare passerar vårt område någongång under dagarna. Vi är även i år enda krögarområdet i stadsparken, och vi hade en egen scen med scenprogram i vårt område. Och sedan det att Helsingborg stad byggt ut gratis Wifi i de offentliga miljöerna har vi även kunnat ta kort med iZettle, något som är ett stort bonus i festivalsammanhang. Så ett bra utgångsläge skulle man kunna säga!

Men hur gick det då?

Här är årets, purfärska, siffror, som Hampus har sammanställt:

Som man kan se har vi sålt för ca 160 tkr, vilket är helt ok med tanke på att Helsingborgsfestivalen bara är 3 dagar. Vi hade, för de som inte upplevde den, tur med vädret – det regnade förvissa torsdag och lördag dag, men den största delen av försäljningen var från kl 18-23, och då var vädret varmt och soligt alla dagar. Från kl 18 hade vi alla dagar fullt på alla platser (som för övrigt var ca 40 bord med tillhörande stolar, dock bara 20 bord pga sen leverans den första dagen).

Vi var totalt 10 personer som jobbade, i olika skift, med som mest 7 personer samtidigt.

Man kan se att de kostnader vi hade var till största del personal, hyra för platsen (vilket inkluderar tälten) och hyra av kök och utrustning. Personalkostnaderna är till stor del projektledningshjälpen från Gustaf.

Resultatet, som ovan är ca 10 000 kr, är dock missvisande. För det som inte är med är kostnaden för huvudprojektledningen, dvs Hampus arbetstid med att förbereda och planera det mesta, samt hans arbetstid under själva festivalen, vilket var ca 2 veckors arbetstid under juli månad. Och jag själv och min arbetstid är inte heller med, vilket var ca 35-40 arbetstimmar totalt. Detta skulle motsvara en kostnad på ca 35 000 – 40 000 kr, som inte syns i budgeten. Så räknar man med det gick satsningen ca 25 000 kr back. Dock är detta kostnader som skulle funnits ändå (Hampus har ju en fast månadslön), men det skulle vara arbetstid som hade kunnat användas till annat. En balansgång hur man ska räkna det.

Hampus om själva satsningen och genomförandet:

“Summeringen blir; ganska bra genomfört men alldeles för dålig ekonomi för att egentligen ägna oss åt denna verksamhet igen utan att isåfall tänka igenom satsningen noga. Kostnader kan skruvas ned 10-15tkr och omsättning med starkare band och artister på scenen höjas något men fortfarande knappast garanterade stora intäkter. Det var kul att genomföra och vi har dragit in omsättning till bolaget men mycket större fördelar än så kan vi nog inte lyfta fram.

Med andra ord… kul men inte igen.”

Jag kan inte hålla mer än med, och detta var nog sista året vi gjorde ett arrangemang som detta på festivalen, även om det känns lite tråkigt att erkänna. Men det är viktigt att man lär sig av sina misstag. Det finns saker som man kan göra bättre, men vi gjorde många saker rätt i år och att resultatet ändå inte blir bättre gör att slutsatsen får bli att det inte är värt för oss att lägga energi på det. Vi ska nog nästa sommar istället satsa på att göra fler arrangemang i våra egna lokaler, och få mer aktiviteter och liv här. Så som sommarutbildningar eller kanske något ihop med H+ och deras satsning Folkets Hamn. Vi får se!

Vill du veta mer om siffrorna eller få dem som Excel eller liknande så hör av dig! För enkelhetens skull är de nu bara en bild, då det var lättast och smidigast att dela.